COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
¿Cómo implementar un SG-SST?
Es fundamental tener claro cómo implementar un
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). La
correcta implementación se realiza por fases, se deberá tener en cuenta
el efectivo funcionamiento documental, de la fase ejecutora o de la
implementación de esta documentación que da los parámetros de manejo del mismo sistema de gestión.
El Decreto 1072/15 recoge un conjunto de directrices en materia laboral que deben cumplir todas las organizaciones de Colombia y entre tales requisitos se encuentra el referente al imperativo de implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Este Decreto, será de aplicación a todo tipo de organizaciones con independencia del sector y tamaño que tengan.
No obstante cabe mencionar, que aunque si bien es cierto que exige
implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, no establece la necesidad de que los mismos estén certificados bajo los requisitos de algún estándar en concreto, es decir, es flexible en este sentido.
Sin embargo, consideramos relevante tomar como referente a la norma OSHAS 18001 para la implementación del SG-SST,
dado que lo requisitos que contiene la misma, se ajustan en gran medida
a las exigencias que establece el Decreto 1072 sobre tales Sistemas de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Implementar el SG-SST en 10 pasos
Este artículo brinda un resumen de los
presentado en la guía del Ministerio de Trabajo. Si va a implementar el
SG-SST en su organización, le recomendamos realizar una lectura
detallada de la Guía.
Paso 1. La evaluación inicial
Debe realizarse solamente una vez y es el
cimiento de todo el sistema. Es un diagnóstico en el que deben
incluirse al menos 8 elementos:
- Normatividad y estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales para empleadores
- Descripción de los peligros identificados hasta el momento
- Identificación de amenazas y evaluación de vulnerabilidad frente a ellas
- Evaluación de la eficacia de las medidas de control aplicadas hasta el momento
- Verificación de cumplimiento del programa anual de capacitación
- Históricos de enfermedad y accidentalidad, estadísticas y descripción sociodemográfica del personal
- Evaluación de los indicadores de SG-SST formulados hasta el momento
Para mayor información consulte nuestro artículo Evaluación inicial del SG-SST.
Paso 2. Riesgos y peligros
El paso 2 comprende la identificación de
los peligros y la valoración, evaluación y gestión de los riesgos. Se
debe realizar anualmente, cuando ocurra un accidente mortal o u evento
catastrófico, o cuando haya cambio de procesos, de equipos o
instalaciones.
La organización debe adoptar una
metodología para realizar este proceso. En la “Guía técnica de
implementación del SG-SST para MIPYMES”, del Ministerio de Trabajo, se
propone una metodología, con su respectivo formato, para organizaciones
que no tengan actividades de alto riesgo. También se hace un listado de
las diferentes metodologías que pueden utilizarse (GTC 45, OiRA, DELPHI,
etc.).
En esta fase se deben diseñar las medidas
de prevención y control para enfrentar, mitigar y/o minimizar cada uno
de los peligros y riesgos detectados.
Consulte nuestro resumen sobre la GTC-45, guía para identificación de los peligros y amplíe la información sobre la matriz de riesgos y los peligros prioritarios.
Paso 3. Política y objetivos
La política de SG-SST debe plantearse por
escrito y se revisa cada año. Es necesario que incluya la fecha y la
firma del representante legal de la organización. Contiene los
siguientes puntos:
- Nombre y actividad de la empresa
- Alcance (referencia a todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas)
- Lineamientos frente a los peligros y al tamaño de la empresa
- Compromiso de la empresa frente al SG-SST
- Cómo se articula con las demás políticas de gestión
- Documentación
La política debe ser difundida en todos los niveles de la organización.
Los objetivos, por su parte, deben ser
claros, medibles, cuantificables y contener metas específicas. Es muy
importante que resulten coherentes con el plan de trabajo anual y con
todos los demás componentes del sistema, incluyendo la normatividad
vigente. También es necesario que estén documentados y que sean
comunicados a toda la organización. Se revisan anualmente.
Paso 4. Plan de trabajo anual
El plan de trabajo anual es la
herramienta que permite aplicar el SG-SST, durante el lapso de un año.
Es, básicamente, la carta de navegación de todo el sistema. Debe incluir
al menos: metas, responsables, recursos (técnicos, financieros y de
personal) y cronograma. Se exige que vaya firmado por el responsable del
SG-SST dentro de la organización y por el empleador.
Paso 5. Programa de capacitación
Incluye el curso de inducción y
reinducción y los diferentes cursos o capacitaciones sobre seguridad y
salud en el trabajo, con base en los peligros identificados y los
riesgos valorados y evaluados.
Para elaborar el plan de capacitación deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
- Identificación de las necesidades de capacitación, entrenamiento y/o actualización
- Temas básicos requeridos por: brigada, COPASST o vigía, alta dirección y trabajadores
- Objetivo
- Alcance
- Contenido
- Personas a capacitar
El propósito final es el de definir cuál
es la formación que debe impartir la empresa para garantizar que los
funcionarios ejecuten su labor de una manera segura para ellos mismos y
para todo el sistema. Obviamente, es necesario determinar los recursos
que se requieren para cumplir con las exigencias de capacitación.
Si aun no lo ha hecho, el responsable del SG-SST debe iniciar con la capacitación virtual en el SG-SST.
Paso 6. Manejo de emergencias
En esta fase se debe elaborar un Plan de
prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El producto
central es el Plan de emergencias. Para desarrollar este paso, se deben
identificar las amenazas que pueden dar lugar a una emergencia, los
recursos disponibles para enfrentarla y el grado de vulnerabilidad de la
empresa frente a cada emergencia potencial.
El Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, implica entonces:
- Valoración y evaluación de los riesgos y su alcance
- Diseño de procedimientos para prevenir o mitigar el impacto de las emergencias
- Asignación de recursos
- Elaboración de planos, rutas de evacuación y otras herramientas para reducir la vulnerabilidad
- Información, capacitación y entrenamiento para enfrentar emergencias
- Planificación de simulacros (mínimo 1 al año)
- Capacitación y dotación de la brigada de emergencias
- Planificación de revisiones para equipos de emergencia y señalización
- Articulación del plan con los actores del entorno de la organización
Paso 7. Reporte e investigación
Las empresas tienen la obligación de hace
un reporte de todos los accidentes y enfermedades laborales a las ARL,
con copia al trabajador. El trámite debe hacerse máximo 2 días después
de haberse registrado el hecho. Si el accidente es grave o mortal,
también debe reportarlo a la Dirección Territorial del Ministerio de
Trabajo.
También se consagra la obligación de
investigar todos los accidentes e incidentes de trabajo, dentro de los
15 días siguientes a los hechos. En caso de accidente grave o mortal, la
empresa debe remitir la investigación a la ARL.
La investigación debe estar orientada por
lo señalado en la Resolución 1401 de 2007 y tiene que generar acciones
de mejora. Se debe adoptar una metodología específica para determinar
las causas del evento.
Paso 8. Adquisición de bienes y contratación de servicios
Toda organización debe establecer unos
requisitos específicos para contratar servicios y un procedimiento
concreto para adquirir bienes. Respecto a la contratación, básicamente
deben verificar que los contratantes estén afiliados al Sistema de
Riesgos Laborales y cumplan con la normatividad del SG-SST.
En cuanto a la adquisición de bienes, la
empresa debe definir los requerimientos que deben cumplir los bienes y/o
servicios para que preserven la salud y la integridad de los
trabajadores y de las instalaciones.
La organización debe encargarse de difundir sus lineamientos en materia de SG-SST a todos los interesados.
Tenga en cuenta algunos gastos como los exámenes médicos para los contratistas que lleven más de un año con contrato en la empresa.
Paso 9. Medición y evaluación de la gestión
Las organizaciones están obligadas a
diseñar indicadores de estructura, proceso y resultado, con su
respectiva ficha técnica. En su orden, miden el acceso de todo el
personal a los recursos y políticas del SG-SST, el grado de desarrollo e
implementación del sistema y los cambios alcanzados durante un periodo
determinado.
Otra instancia para evaluar la gestión son las auditorías internas, que deben realizarse al menos una vez al año. En la “Guía técnica de implementación del SG-SST para MIPYMES”,
el Ministerio de Trabajo incluye el “Formato de programa de auditoría
interna del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,
propuesto por el ministerio de trabajo”.
Finalmente, dentro de la medición y
evaluación de la gestión se debe incluir la revisión anual del SG-SST
por la alta dirección. En esta instancia la alta dirección debe examinar
todos los aspectos incluidos en el Artículo 2.2.4.6.31 del Decreto
1072 de 2015. El proceso tiene que estar documentado y ser difundido al
COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST. Estos, a su vez, tomarán las medidas correctivas del caso.
A partir de la información aportada por
las inspecciones, investigaciones, auditorías, revisiones y todas
aquellas actividades que hagan seguimiento y evaluación al SG-SST, la
organización debe plantear medidas de prevención o corrección para el
sistema. El resultado de este proceso es un plan de acción.
En la “Guía técnica de implementación del
SG-SST para MIPYMES”, el Ministerio de Trabajo incluye el “Formato para
el tratamiento de acciones preventivas y acciones correctivas”.
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